Hablemos de Automatizaci贸n 馃

Recientemente tuve una conversaci贸n con Alejandra Feregrino sobre posibilidades para crear alg煤n producto o servicio, y surgi贸 la idea de automatizar algunos de los procesos que llevan a cabo los solopreneurs, ya que tradicionalmente al iniciar sus proyectos suelen llevar todo de forma manual.

Hablamos de las herramientas que existen y las soluciones que aportan, pero la mayor铆a de estas dan soluci贸n parcial y aquellas que son mas integrales tienen un costo muy elevado para alguien que va comenzando.

No logramos identificar alguna que pudiera tener el grado de automatizaci贸n necesario, pero que brinde un servicio f谩cil de gestionar. La mayor铆a de las herramientas necesitan una inversi贸n considerable en tiempo, tanto para aprender su uso como para operarla, por lo que no es viable para muchos solopreneurs.

Por coincidencia Cintia Oliva escribi贸 del tema en Linkedin, y este texto y la charla fueron los que me inspiraron a escribir estas l铆neas para detallar un poco m谩s la visi贸n que tengo de este tema.

Comencemos con el antecedente

Comenzare diciendo que mi formaci贸n universitaria incluyo un a帽o de especializaci贸n en Control y Automatizaci贸n, lo que me ha ayudado a ver muchos de los procesos de las empresas con otra perspectiva.

En la especialidad lo primero que te muestran es el diagrama b谩sico de control con lazo abierto. He simplificado esta parte porque no quiero enrollarme con los temas t茅cnicos, solo busco que se comprenda la idea, as铆 que disculpen las impresiones en la imagen. El diagrama es el de la siguiente imagen.

El sistema recibe una entrada que activa un controlador, este a su vez hace que se ejecute un proceso que nos entrega una salida.

Un ejemplo de este sistema son los limpiaparabrisas, a los cuales se les indica la velocidad a la que se desea que trabajen, y estos hacen su funci贸n.

Lo siguiente que nos muestran es el diagrama de control de lazo cerrado, y aqu铆 es donde viene la magia de los sistemas de control mas avanzados.

Como se puede observar, en este diagrama se ha introducido un elemento de retroalimentaci贸n (est茅 es el lazo cerrado) que nos ayuda a evaluar la salida del sistema y saber que ajustes deben hacerse en la entrada para obtener el resultado que buscamos.

Un ejemplo de este tipo de control lo podemos ver en los sistemas modernos de calefacci贸n. Nosotros le indicamos la temperatura que deseamos y este se encargan de ajustarla apoy谩ndose de sensores de temperatura para saber si el ajuste debe ser para aumentar o disminuir la temperatura que pedimos.

Este principio de control mediante lazo cerrado es la base de muchos proyectos que vemos en la actualidad y que est谩n cambiando todos los 谩mbitos de nuestras vidas.

驴C贸mo se relaciona la teor铆a de control y los procesos de las empresas?

Habiendo explicado la teor铆a del control y automatizaci贸n, te dir茅 lo que veo de relaci贸n con los solopreneurs, e incluso en algunas empresas de gran tama帽o, que es de lo que hable con Alejandra y que coincidi贸 con lo que escribi贸 Cintia.

Tomar茅 como ejemplo algo que me ha sucedido con algunos servicios que he contratado o que me han ofrecido.

Comenzamos con el primer punto de contacto, ya sea que aparezca una oferta en mi correo, whatsapp o cualquier otro canal de comunicaci贸n, cuando decido aceptarlo y me registro para pedir informaci贸n del servicio se inicia un primer flujo.

Muchas veces el servicio que me ofrecen no es lo que necesito o lo que espero por lo que decido ser honesto y comunicarlo a la persona que me contacta, siempre me dicen que lo registraran en sus notas.

Pero no estoy seguro si la anotaci贸n la pueden ver sus compa帽eros o solo es una nota personal que nadie mas ve porque constantemente recibo mensajes intentando venderme lo que ya dije que no necesitaba.

Hay otro caso en el que si me interesa el producto, pero cuando me llaman no puedo continuar la conversaci贸n y pido me busquen nuevamente en una fecha y horario en la que me sea posible tomar la llamada. Sin embargo la llamada no llega.

Otro caso es aquel en el que ya contrate el servicio, pero necesito asistencia para confirmar o cambiar alg煤n detalle, y los sistemas o personas que me atienden no pueden darme soluci贸n o comunicarme con quien si pueda, siempre prometen reportarlo para que me busquen pero raramente sucede.

Un 煤ltimo ejemplo que dar茅 es cuando ya haz hecho alguna compra, y nuevamente te buscan para ofrecerte el mismo producto o servicio, como si no existiera registro de que ya eres cliente.

Estos son algunos ejemplo que he visto, pero seguro que tu conoces mas casos y variedades de los mismos.

Y lo que veo es que ese lazo que lleva la informaci贸n de retroalimentaci贸n esta roto.

Esta roto porque en la empresa no se tiene una visi贸n general o porque la implementaci贸n de alguna soluci贸n esta incompleta y deja esos huecos que impiden el control adecuado de tus clientes o prospectos para darles el mejor servicio que puedes dar.

Soy partidario de ver las cosas desde un punto de vista b谩sico y sencillo que nos permita avanzar en el proceso de crear soluciones, por eso el diagrama que te mostr茅, tan sencillo como es, puede ayudar a identificar donde nos falta cerrar el lazo para tener el control.

Para automatizar primero debemos ordenar la casa

Un proceso de automatizaci贸n dentro de una empresa es algo complejo, y pasa por conocer las 谩reas o personas involucradas, conocer los flujos que siguen cada una, y es relevante poner foco en las relaciones que hay entre cada 谩rea o persona responsable.

Esto nos dar谩 una visi贸n general para crear un mapa que ser谩 nuestra gu铆a durante todo el proceso. Los puntos en los que existan relaciones suelen ser esos puntos de retroalimentaci贸n entre 谩reas.

Aqu铆 retomo las palabras de Cintia

馃彔 Ordenar la casa.
馃懛鈥嶁檪锔 Dise帽ar un espacio que fluya entre todos los que la habitamos
馃挮 Crear una estructura y un sistema integrado, unificado y consistente de operaciones de crecimiento, que reduzca la fricci贸n entre equipos y procesos dispersos, limpie datos y entregue resultados predecibles.

Cintia Oliva

He observado que muchas empresas tienen incompleto o desconectado parte de su flujo, y ese es el principal motivo por lo que fallan al dar seguimiento a sus clientes.

驴Como podemos corregir el problema?

Hoy en d铆a existe una gran variedad de aplicaciones capaces de ayudarnos con esta automatizaci贸n, sin embargo es importante evaluar cual(es) de ellas te puede(n) ayudar en tu negocio.

Considera como vas a conectar estas herramientas para evitar el problema del que te he comentado. Eval煤a si la herramienta tiene esta posibilidad t茅cnica para conectarse a otras, de lo contrario te aconsejo seguir buscando.

Recuerda que la mejor herramienta no es la m谩s cara o la que esta de moda, sino aquella que te de la mejor soluci贸n, y en ocasiones las herramientas que ya tienes pueden darte esa soluci贸n, solo necesitas conectarlas, adecuarlas o configurarlas para que te den los resultados que esperas.

Espero que lo que te comparto te sea de utilidad, si necesitas ayuda no dudes en buscarme, estar茅 encantado de apoyarte.

Cu茅ntame, 驴Como gestionas a tus clientes?

驴Haz pensado en automatizar tus procesos?

Las herramientas que utilizas 驴Te dan la soluci贸n completa para tu operaci贸n?

Aprovecha el espacio, y describe tus retos, dificultades y todo aquello que crees que puede mejorar, porque cuando lo externas, habremos personas escuchando y podemos buscar soluciones que realmente te ayuden.

Espero que lo que te describ铆 en el texto te sea de utilidad, si algo aun no es claro para ti, por favor escr铆beme.

Si tienes alguna propuesta o te interesa que escriba sobre alg煤n tema, m谩ndame mensaje aqu铆.

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