Hablemos de Automatización 🤖

Recientemente tuve una conversación con Alejandra Feregrino sobre posibilidades para crear algún producto o servicio, y surgió la idea de automatizar algunos de los procesos que llevan a cabo los solopreneurs, ya que tradicionalmente al iniciar sus proyectos suelen llevar todo de forma manual.

Hablamos de las herramientas que existen y las soluciones que aportan, pero la mayoría de estas dan solución parcial y aquellas que son mas integrales tienen un costo muy elevado para alguien que va comenzando.

No logramos identificar alguna que pudiera tener el grado de automatización necesario, pero que brinde un servicio fácil de gestionar. La mayoría de las herramientas necesitan una inversión considerable en tiempo, tanto para aprender su uso como para operarla, por lo que no es viable para muchos solopreneurs.

Por coincidencia Cintia Oliva escribió del tema en Linkedin, y este texto y la charla fueron los que me inspiraron a escribir estas líneas para detallar un poco más la visión que tengo de este tema.

Comencemos con el antecedente

Comenzare diciendo que mi formación universitaria incluyo un año de especialización en Control y Automatización, lo que me ha ayudado a ver muchos de los procesos de las empresas con otra perspectiva.

En la especialidad lo primero que te muestran es el diagrama básico de control con lazo abierto. He simplificado esta parte porque no quiero enrollarme con los temas técnicos, solo busco que se comprenda la idea, así que disculpen las impresiones en la imagen. El diagrama es el de la siguiente imagen.

El sistema recibe una entrada que activa un controlador, este a su vez hace que se ejecute un proceso que nos entrega una salida.

Un ejemplo de este sistema son los limpiaparabrisas, a los cuales se les indica la velocidad a la que se desea que trabajen, y estos hacen su función.

Lo siguiente que nos muestran es el diagrama de control de lazo cerrado, y aquí es donde viene la magia de los sistemas de control mas avanzados.

Como se puede observar, en este diagrama se ha introducido un elemento de retroalimentación (esté es el lazo cerrado) que nos ayuda a evaluar la salida del sistema y saber que ajustes deben hacerse en la entrada para obtener el resultado que buscamos.

Un ejemplo de este tipo de control lo podemos ver en los sistemas modernos de calefacción. Nosotros le indicamos la temperatura que deseamos y este se encargan de ajustarla apoyándose de sensores de temperatura para saber si el ajuste debe ser para aumentar o disminuir la temperatura que pedimos.

Este principio de control mediante lazo cerrado es la base de muchos proyectos que vemos en la actualidad y que están cambiando todos los ámbitos de nuestras vidas.

¿Cómo se relaciona la teoría de control y los procesos de las empresas?

Habiendo explicado la teoría del control y automatización, te diré lo que veo de relación con los solopreneurs, e incluso en algunas empresas de gran tamaño, que es de lo que hable con Alejandra y que coincidió con lo que escribió Cintia.

Tomaré como ejemplo algo que me ha sucedido con algunos servicios que he contratado o que me han ofrecido.

Comenzamos con el primer punto de contacto, ya sea que aparezca una oferta en mi correo, whatsapp o cualquier otro canal de comunicación, cuando decido aceptarlo y me registro para pedir información del servicio se inicia un primer flujo.

Muchas veces el servicio que me ofrecen no es lo que necesito o lo que espero por lo que decido ser honesto y comunicarlo a la persona que me contacta, siempre me dicen que lo registraran en sus notas.

Pero no estoy seguro si la anotación la pueden ver sus compañeros o solo es una nota personal que nadie mas ve porque constantemente recibo mensajes intentando venderme lo que ya dije que no necesitaba.

Hay otro caso en el que si me interesa el producto, pero cuando me llaman no puedo continuar la conversación y pido me busquen nuevamente en una fecha y horario en la que me sea posible tomar la llamada. Sin embargo la llamada no llega.

Otro caso es aquel en el que ya contrate el servicio, pero necesito asistencia para confirmar o cambiar algún detalle, y los sistemas o personas que me atienden no pueden darme solución o comunicarme con quien si pueda, siempre prometen reportarlo para que me busquen pero raramente sucede.

Un último ejemplo que daré es cuando ya haz hecho alguna compra, y nuevamente te buscan para ofrecerte el mismo producto o servicio, como si no existiera registro de que ya eres cliente.

Estos son algunos ejemplo que he visto, pero seguro que tu conoces mas casos y variedades de los mismos.

Y lo que veo es que ese lazo que lleva la información de retroalimentación esta roto.

Esta roto porque en la empresa no se tiene una visión general o porque la implementación de alguna solución esta incompleta y deja esos huecos que impiden el control adecuado de tus clientes o prospectos para darles el mejor servicio que puedes dar.

Soy partidario de ver las cosas desde un punto de vista básico y sencillo que nos permita avanzar en el proceso de crear soluciones, por eso el diagrama que te mostré, tan sencillo como es, puede ayudar a identificar donde nos falta cerrar el lazo para tener el control.

Para automatizar primero debemos ordenar la casa

Un proceso de automatización dentro de una empresa es algo complejo, y pasa por conocer las áreas o personas involucradas, conocer los flujos que siguen cada una, y es relevante poner foco en las relaciones que hay entre cada área o persona responsable.

Esto nos dará una visión general para crear un mapa que será nuestra guía durante todo el proceso. Los puntos en los que existan relaciones suelen ser esos puntos de retroalimentación entre áreas.

Aquí retomo las palabras de Cintia

🏠 Ordenar la casa.
👷‍♂️ Diseñar un espacio que fluya entre todos los que la habitamos
💫 Crear una estructura y un sistema integrado, unificado y consistente de operaciones de crecimiento, que reduzca la fricción entre equipos y procesos dispersos, limpie datos y entregue resultados predecibles.

Cintia Oliva

He observado que muchas empresas tienen incompleto o desconectado parte de su flujo, y ese es el principal motivo por lo que fallan al dar seguimiento a sus clientes.

¿Como podemos corregir el problema?

Hoy en día existe una gran variedad de aplicaciones capaces de ayudarnos con esta automatización, sin embargo es importante evaluar cual(es) de ellas te puede(n) ayudar en tu negocio.

Considera como vas a conectar estas herramientas para evitar el problema del que te he comentado. Evalúa si la herramienta tiene esta posibilidad técnica para conectarse a otras, de lo contrario te aconsejo seguir buscando.

Recuerda que la mejor herramienta no es la más cara o la que esta de moda, sino aquella que te de la mejor solución, y en ocasiones las herramientas que ya tienes pueden darte esa solución, solo necesitas conectarlas, adecuarlas o configurarlas para que te den los resultados que esperas.

Espero que lo que te comparto te sea de utilidad, si necesitas ayuda no dudes en buscarme, estaré encantado de apoyarte.

Cuéntame, ¿Como gestionas a tus clientes?

¿Haz pensado en automatizar tus procesos?

Las herramientas que utilizas ¿Te dan la solución completa para tu operación?

Aprovecha el espacio, y describe tus retos, dificultades y todo aquello que crees que puede mejorar, porque cuando lo externas, habremos personas escuchando y podemos buscar soluciones que realmente te ayuden.

Espero que lo que te describí en el texto te sea de utilidad, si algo aun no es claro para ti, por favor escríbeme.

Si tienes alguna propuesta o quieres que escriba sobre algún tema de tu interés, mándame mensaje aquí por favor.